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Handbuch Evernote-Client für Windows (V6.25)

"Export" bedeutet, Kopien von Notizen in Ihrem lokalen Dateisystem abzulegen. Die komfortable Exportroutine von Evernote konvertiert die Notiz-Kopien in ein Exportformat, je nach Wunsch in das HTML-Format oder in das spezielle Evernote-Exportformat (*.enex).

Generell gilt:

Pro Exportvorgang können Sie eine oder mehrere Notizen exportieren.

Beim Exportvorgang werden die Notiz-Kopien in das Exportformat konvertiert und - mit einer Ausnahme - in einer einzigen Exportdatei zusammengefasst.

Das Exportformat und den Ablageordner für die Exportdatei wählen Sie während des Exportvorgangs per Dialog.

HTML als Exportformat

HTML-Dateien eignen sich zur Darstellung im Browser. Evernote bietet drei HTML-Varianten an. Zwei davon fassen die exportierten Notizen in einer einzigen Exportdatei zusammen (in einer HTML-Datei bzw. einem „Webarchiv“ im Microsoft-MHT-Format). Eine dritte Variante erzeugt aus jeder Notiz eine HTML-Datei und generiert zusätzlich eine weitere HTML-Datei als „Inhaltsverzeichnis“.

Die Links zwischen den exportierten Notizen funktionieren auch in den exportierten HTML-Dateien!

Das Evernote-Exportformat (Enex-Datei)

Für dieses Format werden die exportierten Notizen in einer Datei mit dem Suffix .enex zusammengefasst. Wir nennen eine solche Datei im Folgenden einfach „Enex-Datei“. Dateien dieses Formats stellen sicher, dass sich die Notizen wieder in Evernote importieren lassen. Der Import verläuft problemlos und schnell, wie Sie weiter unten noch erfahren, sogar die Schlagwort-Etiketten, die Erstellungs- und Änderungsdaten sowie die Erinnerungen werden korrekt importiert. Allerdings: Die Namen der Herkunftsnotizbücher merkt sich Evernote beim Export nicht. Die Notizen können also beim Import nicht wieder zugeordnet werden. Vielmehr erstellt Evernote ein Notizbuch für die importierten Notizen und benennt es mit dem Namen Importierte Notizen [Nummer].

Wozu kann eine solche Enex-Datei in Ihrer Praxis dienen? Da gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Als Transportmittel für Notizen, die Sie einem anderen Evernote-Nutzer zur Verfügung stellen möchten (Sie versenden die Enex-Datei per E-Mail, der Kollege importiert die Datei in sein eigenes Evernote-Konto).

Als lokales Backup für wichtige Notizen (wenn Sie auf Nummer Sicher gehen wollen).

Als externes Archiv für aktuell nicht benötigte Notizen (Methode: Notizen exportieren und die Originale löschen). Ein solches externes Archiv spart Speicherplatz auf den Evernote-Servern und reduziert die Menge der Notizen in Ihrem Evernote - zugunsten besserer Übersichtlichkeit.

Ein Beispiel aus der Praxis: Sie beenden ein Projekt, das Sie in Evernote dokumentiert haben, exportieren die zugehörigen Notizen und löschen Sie die Originale in Ihrem Evernote. Damit sind diese Notizen archiviert. Bei Bedarf sind sie aber sofort wieder zur Hand, nämlich per Import oder besser: Re-Import. Und da Evernote auch die Schlagwort-Etiketten exportiert hat, sind die Notizen nach dem Import automatisch wieder richtig etikettiert. Wichtig dabei ist auch Folgendes: Waren die Notizen mit Schlagwörtern etikettiert, die nur für dieses Projekt benötigt wurden? Diese können Sie nach dem Export löschen. Beim Import werden sie automatisch wieder neu definiert.

Vorsicht aber mit Links in Enex-Dateien! Das Problem sind die Links zwischen Evernote-Notizen. Denn nach dem Import bzw. Re-Import von Notizen funktionieren diese Links nicht mehr, auch nicht die Links zwischen Notizen, die aus derselben Enex-Datei stammen. Wenn Sie den Einsatz einer Enex-Datei als Transportmittel, lokales Backup oder als externes Archiv planen, sollten sie das im Auge haben. Der Grund für dieses Manko ist technisch bedingt: die Linkadresse jeder Notiz ist intern durch eine ID-Nummer (Notiz-ID) realisiert, die der Notiz bei ihrer Anlage zugeordnet wird. Eine importierte bzw. re-importierte Notiz aber ist eine neue Notiz und erhält damit eine neue Notiz-ID aka Linkadresse. Deswegen geht da nichts mehr nach dem Re-Import! Und deswegen gibt es auch eine Ausnahme - weiterhin nämlich funktionieren die Links aus re-importierten Notizen zu Notizen in Ihrem Konto, die nicht exportiert worden waren und deshalb ihre Notiz-ID behalten haben.

Pro Exportvorgang entsteht eine einzige Enex-Datei, in der alle Notizen abgelegt werden. Aber Achtung: Ist das Export-Volumen größer als 2000 MB, kommt es zu einem Splitting, bei dem die Notizen auf eine Sequenz aus mehreren Enex-Dateien aufgeteilt werden. In den Programmoptionen können Sie eine geringere Maximalgröße angeben oder das Splitting ganz unterbinden. Die Einstellung dafür finden in den Programmoptionen unter Extras > Optionen, Register Notiz, Abschnitt Optionen zum Zusammenführen von Notizen (schalten Sie links unten im Register Erweiterte Optionen anzeigen ein, damit Sie die Einstellung sehen können, sie heißt Export-Datei (.enex) aufteilen in Dateien der Größe <Wert> MB ...; mit 0 für <Wert> unterbinden Sie die Aufteilung).

Notizen exportieren

Der Exportvorgang ist für alle Exportformate identisch und sehr einfach: Sie wählen die Notizen, das Exportformat und den Ablageordner. Hier Ihr Vorgehen in einzelnen Schritten:

»Zuerst die betreffenden Notiz(en) in der Notizliste anzeigen und markieren (wenn Sie die Reihenfolge der Notizen in der Exportdatei beeinflussen wollen, markieren Sie die Notizen in der gewünschten Reihenfolge mit STRG + Klick. Bei anderen Markierungsarten übernimmt die Exportdatei die Reihenfolge in der Notizliste, z.B. bei Bearbeiten > Alles auswählen).

»Rechtsklick auf eine der markierten Notizen machen und im Kontextmenü die Funktion Notizen exportieren wählen (öffnet den Exportdialog):

Exportdialog

Der Exportdialog. In der Liste oben wählen Sie das Exportformat. Details zum jeweils markierten Exportformat sind im Feld Beschreibung erklärt.

Interessant ist die Schaltfläche Optionen, die eine Liste mit Metadaten-Kategorien öffnet, von denen Sie beliebige auswählen können (Notiztitel, Erstelldatum, Änderungsdatum, Autor, Ort, Schlagwörter und Quell-Url). Die Metadaten werden zusammen mit den Notizen exportiert. Beim HTML-Export werden die Daten am Beginn des jeweiligen Notiztextes ausgegeben.

Für Enex-Dateien können Sie nur die Kategorie Schlagwörter wählen (was Sie tun müssen, wenn die Schlagwort-Etiketten der Notizen beim Import in ein Evernote-Konto wieder vorhanden sein sollen).

Achtung: Evernote merkt sich die ausgewählten Metadaten-Kategorien für jedes Exportformat gesondert. So dient Ihre Auswahl als Vorbelegung für den nächsten Export in diesem Format. Der Vorteil: Für jedes Exportformat können Sie so einen anderen Satz von Metadaten-Kategorien wählen und vorbelegen.

»Exportformat und Metadaten-Kategorien wählen und auf Exportieren klicken (öffnet den Dateiauswahldialog).

»In dem Dialog den Ablageordner und den Dateinamen bestimmen.

Evernote schlägt einen Dateinamen vor, den Sie aber überschreiben können. Nur beim letzten HTML-Format in der Liste (Als HTML-Website mit mehreren Seiten ...“) ist das prinzipbedingt anders: Hier bestimmen Sie keinen Namen, dafür können Sie im Dialog einen Ordner für die „Seiten“ - also die Exportdateien - anlegen und benennen.

Achten Sie auf das richtige Suffix (je nach Exportformat ist das*.html, *mht oder *.enex). Manchmal schlägt Evernote ein falsches Suffix vor.

»Den Dateiauswahldialog schließen (je nach Dialog-Version mit Klick auf Speichern oder OK).

Die Notizen werden nun exportiert.

Danach öffnet sich ein Dialog mit dem Angebot, den Ablageordner im Windows-Explorer zu öffnen (die Schaltfläche heißt Übergeordneten Ordner öffnen). Beim Export in ein HTML-Format bietet der Dialog alternativ an, die Exportdatei im Browser zu öffnen.

Wir müssen noch auf einige Varianten des Exports hinweisen:

Den Exportbefehl finden Sie auch in der Menüzeile (Datei > Exportieren). Exportiert werden die Notizen, die Sie in der Notizliste markiert haben.

Auch das Punktemenü Auswahlliste für die Funktionsleiste im Notizlistenmenü bietet die Funktion Notizen exportieren an. Achtung: Exportiert werden alle Notizen, die aktuell in der Notizliste aufgeführt sind (nicht nur die markierten)!

Wenn Sie alle Notizen eines Notizbuchs exportieren möchten, können Sie in der Seitenleiste das Kontextmenü des Notizbuchs öffnen und dort die Funktion Notizen exportieren wählen. Es werden alle Notizen dieses Notizbuches exportiert, auch wenn durch eine Filterung oder Suche aktuell nur ein Teil davon in der Notizliste angezeigt wird. Evernote schlägt den Namen des Notizbuches als Namen der Exportdatei vor.

Es ist auch möglich, die Notizen eines Notizbuch-Stapels zu exportieren. Öffnen Sie dafür in der Seitenleiste das Kontextmenü des Stapels. Es werden alle Notizen dieses Stapels exportiert, auch wenn durch eine Filterung oder Suche aktuell nur ein Teil davon in der Notizliste angezeigt wird. Allerdings wird die Stapel-Struktur beim Export aufgelöst. Das bedeutet: die Namen der einzelnen Notizbücher und die Zuordnung der Notizen zu diesen Notizbüchern gehen verloren. Evernote schlägt den Namen des Stapels als Namen der Exportdatei vor.

Sogar einen Komplett-Export der Notizen aller Notizbücher bietet Evernote an. Wählen Sie dafür im Kontextmenü der Rubrik-Überschrift Notizbücher in der Seitenleiste die Funktion Notizen exportieren. Auch Notizen der lokalen Notizbücher werden exportiert. Aber Achtung: Alle Notizbuch- und Stapelstrukturen werden aufgelöst. Die Namen der einzelnen Notizbücher und Stapel und die Zuordnung der Notizen zu diesen Notizbüchern und Stapeln - alles geht verloren.

Ein Hinweis für Kenner der Work-Chat-Funktionalität: Fremde Einzelnotizen werden bei diesem Komplett-Export nicht exportiert, denn sie befinden sich ja in keinem der Notizbücher Ihres Kontos!

Falls Sie den Komplett-Export in das Evernote-Exportformat (*.enex) vorhaben, bietet Evernote eine intelligentere Lösung an, eine Funktionalität, die jedes Notizbuch einzeln als Enex-Datei auf Ihrem PC ablegt. Am Ende des Abschnitts wird diese Funktionalität beschrieben.

Hinweise:

Enex-Dateien sind Textdateien mit XML-Schema und damit lesbar für ASCII-Editoren.

Durch Export entstandene HTML-Dateien lassen sich nicht wieder re-importieren (auch nicht durch den Web-Clipper von Evernote. Dieser meldet bei einem entsprechenden Versuch: „Lokale Dateien können nicht geclippt werden“).

Weiter oben ging es mehrmals um die Reihenfolge der Notizen in der Exportdatei. Relevant ist diese natürlich nur für HTML-Exportformate, für Enex-Dateien dagegen nicht. Denn Enex-Dateien dienen dem Import bzw. Re-Import in Evernote. Dort bestimmen Sie die "Reihenfolge" der Notizen ja per Sortierung der Notizliste.

Wollen Sie Notizen exportieren, die im Papierkorb liegen? Dann öffnen Sie den Papierkorb, markieren die Notizen und wählen den Exportbefehl aus dem Kontextmenü oder Datei > Exportieren. Bei allen anderen Auswahlverfahren werden die Notizen im Papierkorb ignoriert!

Zur Sicherheit sei hier noch einmal angemerkt: Alle „exportierten Notizen“ sind Kopien. Die Originale bleiben in Evernote unberührt.

Achtung: Exportiert werden immer die Notizen von Ihrer lokalen Festplatte, nicht die Notizen, die auf den Evernote-Servern liegen. Das hat zwei wichtige Konsequenzen: Erstens lassen sich deswegen auch Notizen aus lokalen Notizbüchern exportieren (die ja auf den Evernote-Servern unbekannt sind). Zweitens betrifft das die Notizen ohne Inhalt. Diese sind auch in der Exportdatei leer. Wie es zu Notizen ohne Inhalt kommen kann, wird in anderen Abschnitten dieses Handbuchs erläutert (siehe Bedarfssynchronisation neuer Notizen und Löschoption für nicht genutzte Notizinhalte).

Beachten sie außerdem: Exportiert werden auch alle Notizen, die Ihnen per öffentlichem Freigabelink oder per Work Chat bereitgestellt wurden (die beiden Themenbereiche „Öffentliche Freigabelinks“ und „Work Chat“ werden in nachfolgenden Abschnitten dieses Handbuches behandelt). Die Ausnahme wurde oben schon genannt: Beim Komplett-Export über das Kontextmenü der Rubrik-Überschrift Notizbücher werden fremde Einzelnotizen nicht exportiert, die Sie per Work Chat erhalten haben.

Import/Re-Import von Enex-Dateien

Wie Sie wissen, handelt es sich bei einer Enex-Datei um eine Datei im Evernote-Exportformat, in der mehrere Evernote-Notizen enthalten sein können. Diese Notizen lassen sich bequem importieren. Dabei ist einerlei, ob die Enex-Dateien von einem anderen Evernote-Benutzer stammen oder aus Ihrem eigenen Evernote (z.B. für einen Re-Import archivierter Notizen) - Evernote importiert schnell und unkompliziert.

Voraussetzung ist lediglich, dass die Enex-Datei in Ihrem lokalen Dateisystem zur Verfügung steht.

Evernote erstellt bei jedem Importvorgang ein Notizbuch für die importierten Notizen und benennt es mit dem Namen Importierte Notizen [Nummer].

So importieren Sie eine Enex-Datei:

»In der Menüzeile den Importbefehl Datei > Importieren > Evernote-Exportdateien wählen (öffnet den Dateiauswahldialog).

Achten Sie auf den unteren Rand des Dialogs! Dort finden Sie die Option Notiz-Schlagwörter importieren. Schalten Sie die Option ein, damit die Schlagwort-Etiketten mitgeliefert werden, falls die Notizen etikettiert sind. Dabei ist auf Evernotes „Intelligenz“ Verlass. Denn möglicherweise sind einige der zugehörigen Schlagwörter in Ihrem Konto nicht definiert. Evernote bemerkt das, definiert diese Schlagwörter während des Imports automatisch und fügt sie in die Seitenleiste ein.

»Eine oder mehrere Enex-Dateien wählen und auf Öffnen klicken.

Evernote importiert die Notizen und erstellt ein Notizbuch mit dem Namen Importierte Notizen [Nummer]. Hier werden alle Notizen zusammengefasst, auch dann, wenn sie aus mehreren Enex-Dateien stammen.

Jetzt aufgepasst: Automatisch öffnet sich ein Dialog. Er weist darauf hin, dass das Notizbuch als lokales Notizbuch erstellt wird, bietet aber an, es zu einem gewöhnlichen synchronisierten Notizbuch umzuwandeln. Den Dialog beenden Sie entweder mit Klick auf Ja (in ein normales Notizbuch umwandeln) oder Nein (nicht umwandeln, sondern als lokales Notizbuch beibehalten).

Damit ist der Import abgeschlossen. Den Namen Importierte Notizen [Nummer] finden Sie in der Seitenleiste, die importierten Notizen können Sie in der Notizliste finden.

Was Sie noch beachten sollten:

Selbst wenn die Enex-Datei nur eine einzige Notiz enthält, legt Evernote beim Import ein Notizbuch an.

Gab es Erinnerungen für einige der exportierten Dateien? Erinnerungen werden exportiert und beim Import bzw. Re-Import mitgeliefert.

Enthält die Enex-Datei ein Notizbuch, das Sie vollständig exportiert hatten? Das heißt: Hatten sie für dessen Export sein Kontextmenü geöffnet und dort die Funktion Notizen exportieren gewählt? Auch in diesem Fall erhält das importierte Notizbuch den Namen Importierte Notizen [Nummer]. Der ursprüngliche Notizbuchnamen geht also beim Importieren verloren.

Und wenn die Enex-Datei einen exportierten Notizbuch-Stapel enthält: Beim Import werden die Notizen ohne Untergliederung in einem einzigen Notizbuch namens Importierte Notizen [Nummer] zusammengefasst.

Erstaunlich ist, was Evernote mit den Erstellungs- und Änderungsdaten der Notizen macht. Diese wurden nämlich beim Export gespeichert. Beim Import werden sie den Notizen wieder zugeordnet. Beim Import entstehen zwar neue Notizen, die aber keine neuen Datumseinträge erhalten!

Und dann muss man noch die Datei-Sequenzen erwähnen, die durch ein Splitting beim Export entstanden sind. Beim Import müssen Sie nur die Basisdatei auswählen. Evernote importiert die Folgedateien automatisch mit.

Enex-Datei(en) in ein Notizbuch ziehen

Sollte es einmal notwendig sein, direkt in ein Notizbuch zu importieren, bietet Evernote eine sehr praktische Methode: Ziehen Sie die Enex-Dateien direkt in das Zielnotizbuch!

Das Zielnotizbuch muss in Ihrem Evernote existieren. Es darf ein lokales oder ein normales Notizbuch sein, es darf leer sein oder bereits Notizen enthalten.

So gehen Sie vor:

»Öffnen Sie Ihren Evernote-Client und den Windows-Explorer nebeneinander.

»Markieren Sie im Windows-Explorer eine oder mehrere Enex-Dateien.

»Ziehen Sie die Enex-Datei(en) auf den Namen des Zielnotizbuchs in der Seitenleiste des Evernote-Clients.

Das war's. Evernote importiert alle Notizen der Enex-Datei(en) in das Zielnotizbuch.

Die Schlagwort-Etiketten der importierten Notizen werden mitgeliefert. Sind die zugehörigen Schlagwörter in Ihrem Konto nicht definiert, definiert sie Evernote während des Imports automatisch und fügt sie in die Seitenleiste ein.

Achtung: Wollen Sie eine Sequenz aus einer Basisdatei und Folgedateien importieren, die durch Splitting beim Export entstanden ist? Dann markieren Sie alle Dateien dieser Sequenz, bevor Sie ziehen! Es reicht in diesem Fall nicht, nur die Basisdatei der Sequenz zu ziehen.

Intelligenter Komplett-Export

Wenn Sie einmal alle Notizen Ihres Kontos in das Evernote-Exportformat (*.enex) exportieren wollen, ist dieser Komplett-Export Gold wert. Es läuft alles automatisch ab. Sie brauchen lediglich den Anmeldedialog und eine bestimmte Tastenkombination (STRG + SHIFT + E).

Einiges vorab:

Beim Komplett-Export laufen im Hintergrund mehrere Exportvorgänge automatisch ab: für jedes Notizbuch wird eine Enex-Datei angelegt und mit dem Namen des Notizbuchs benannt.

Auch die lokalen Notizbücher werden exportiert.

Ein Hinweis für Kenner der Freigabefunktionen (öffentliche Freigabelinks und Work-Chat-Funktionalität): Fremde Notizbücher und Einzelnotizen werden nicht exportiert, also alles das, was Ihnen von Ihren Partnern zur Verfügung gestellt worden ist. Diese Einschränkung gilt aber nur für den Intelligenten Komplett-Export.

Die Notizbücher eines Stapels werden einzeln exportiert. Der Stapelname und die Information über die Zugehörigkeit zu einem Stapel gehen verloren.

Grundsätzlich werden die Schlagwörter der Notizen mit exportiert.

Evernote erstellt selbständig einen Ordner für die Notizbücher, und zwar im Desktop-Ordner Ihres Computers. Der Name dieses Ordners wird ebenfalls automatisch erzeugt und setzt sich zusammen aus dem Wort Evernote, dem Kontonamen und dem Datum, Beispiel: Evernote_lolli@pop.de_2018-09-21.

So führen Sie den Komplett-Export durch:

»Beginnen Sie mit dem Anmeldedialog (Sie erhalten ihn, wenn Sie sich von Ihrem Konto mit Datei > Abmelden <Benutzer> abmelden oder - falls Sie an keinem Konto angemeldet sind - indem Sie auf das Evernote-Programmsymbol auf Ihrem Desktop doppelklicken).

»Klicken Sie in den Anmeldedialog und drücken Sie die Tastenkombination STRG + SHIFT + E.

Falls Sie mehrere Konten besitzen, erscheint an dieser Stelle eine Liste aller Ihrer Konten. Klicken Sie auf das gewünschte Konto und bestätigen Sie mit OK.

Evernote exportiert und öffnet zum Abschluss den neu erstellten Unterordner mit den Enex-Dateien:

Ordner mit den exportierten Notizbüchern

Windows-Explorer mit dem Beispiel eines Kontos mit 3 Notizbüchern nach dem Komplett-Export

Achtung, was den Import bzw. Re-Import betrifft: Sie können zwar einen Komplett-Import durchführen, müssen dann aber hinnehmen, dass die Notizbuch-Zuordnung verloren geht. Wenn Sie das nicht wollen, importieren Sie Notizbuch für Notizbuch einzeln. Dabei erhält jedes Notizbuch zunächst den Standardnamen Importierte Notizen[Nummer], Sie können es aber direkt nach dem Import umbenennen, also mit seinem ursprünglichen Namen manuell benennen. Und beachten Sie: Alle Links zu anderen Notizen, also alle internen Links, funktionieren nach dem Import nicht mehr.

 

 

© Klaus Exner, evernote-manual.de. Evernote-Version 6.25.1. Handbuch veröffentlicht am 17.07.2020